Při zpracování osobních údajů se Plavecká Akademie řídí platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).
Správce osobních údajů
Lenka Lukášová, Nová 92, 273 01 Lhota, IČ: 070 75 219 (dále jen Plavecká Akademie)
Kontaktní osoba – Alice Živná, e-mail: plaveckaakademie@gmail.com , tel: +420 606 946 412
Správce osobní údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich zákonné zpracování. Vůči správci je možné uplatňovat práva způsoben uvedeným níže.
Zpracovávané údaje, účel a důvod zpracování
Plavecká Akademie zpracovává jen takové údaje, díky kterým svým klientům může poskytnout kvalitní služby v oblasti plavecké výuky (realizace skupinových plaveckých kurzů, individuálních plaveckých kurzů a školního plavání).
Plavecké kurzy a školní plavání
Mezi základní osobní údaje, které Plavecká akademie zpracovává v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu, jež klientovi umožní absolvovat plavecký kurz realizovaný Plaveckou Akademií, a které Plavecké Akademii klient sám poskytne, patří následující osobní údaje:
- jméno a příjmení;
- jméno dítěte (v případě kurzů pro děti či kurzů školního plavání)
- datum narození klienta;
- datum narození dítěte (v případě kurzů pro děti či kurzů školního plavání);
- e-mailová adresa;
- telefonické spojení;
- adresa;
- údaje o škole, do které dítě dochází (v případě kurzů školního plavání);
- název školy či instituce dítěte (v případě kurzů školního plavání).
Výše zmíněné osobní údaje jsou součástí každé přihlášky do plaveckého kurzu, bez jejichž poskytnutí není možné uzavřít smluvní vztah.
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. b) a e) Nařízení EU.
Údaje ze vzájemné komunikace
Plavecká akademie též zpracovává údaje o vzájemné komunikaci s klientem v souvislosti s absolvováním plaveckých kurzů, jako například: omluvení z plavecké lekce, fakturace, změna termínu kurzu apod.
Mezi tyto údaje patří:
- jméno a příjmení klienta;
- e-mailová adresa;
- fakturační adresa;
- IČ a DIČ u FO podnikatele;
- bankovní spojení (např. pro případ reklamace).
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU.
Fotografie a videa z kurzů
Plavecká akademie vždy před pořizováním fotografií či videonahrávek z kurzů sepíše souhlas klienta či zákonného zástupce dítěte absolvujícího plavecký kurz pořádaný Plaveckou Akademií s pořizováním těchto fotografií a videozáznamů a jejich umístěním na webové stránky Plavecké Akademie za účelem prezentace její činnosti. Bez tohoto písemného souhlasu není možné výše zmíněné fotografie či videozáznamy pořizovat ani uveřejnit.
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU.
Uzavírání odběratelsko-dodavatelských vztahů
Pro fungování Plavecké Akademie je nutné uzavírat odběratelsko-dodavatelské vztahy související s provozuschopností Plavecké Akademie. Těmito vztahy jsou myšleny smlouvy s daňovým poradcem, externími IT specialisty apod.
Pro tyto účely zpracovává Plavecká Akademie pouze minimální množství informací bezprostředně souvisejícími s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. Těmito údaji rozumíme: jméno a příjmení, bydliště, telefon, e-mail, popř. DIČ podnikající FO -> jsou-li nám tyto informace poskytnuty.
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU.
Daně a účetnictví
Za účelem dodržení platné legislativy a tím dodržení účetních a daňových povinností shromažďuje Plavecká Akademie platební a transakční údaje klientů (zejm. o provedených peněžitých úhradách za poskytnuté/využité služby). Těmito údaji jsou myšleny údaje na fakturách, příjmových platebních dokladech či na dodacích listech.
Je-li Plavecké Akademii dáno právním předpisem archivování výše zmíněných dokumentů, jsou s těmito dokumenty archivovány i klientovy osobní údaje, jež musí být na těchto dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů, jež jsou v těchto Zásadách uvedeny.
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU.
Výkon práv klienta
Vznikne-li mezi Plaveckou Akademií a klientem spor, budou se osobní údaje klienta, potřebné pro řešení tohoto sporu, zpracovávat do ukončení tohoto sporu. V této souvislosti zpravidla Plavecká Akademie zpracovává základní osobní údaje, údaje o sporném smluvním vztahu, transakční údaje v rámci sporného vztahu, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o právních krocích a jejich výsledku.
Plavecká Akademie tímto upozorňuje své klienty na možnost vznesení námitky proti zpracování jejich osobních údajů v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud bude takováto námitka vznesena, bude se Plavecká Akademie jejím vyřízením zabývat v souladu s ustanovením EU.
Právní základ zpracování těchto údajů: čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU.
Doba, po kterou jsou uchovávány osobní údaje
Osobní údaje klientů jsou Plaveckou Akademií uchovávány po dobu nezbytně nutnou. Konkrétně:
1) Plavecké kurzy a školní plavání – Osobní údaje, které souvisí s uzavřením a plněním smlouvy a se vzájemnou komunikací, která souvisí se zajišťováním a průběhem poskytování služeb Plavecká Akademie zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu, nejdéle však 6 měsíců od ukončení trvání smluvního vztahu.
2) Fotografie a videa z kurzů - Plavecká Akademie zpracovává po dobu 5 let od pořízení a uveřejnění fotografií či videozáznamů na webových stránkách Plavecké Akademie.
3) Odběratelsko-dodavatelské vztahy – Plavecká Akademie zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu.
4) Účetnictví a daně – není-li platnou legislativou vyžadována delší lhůta, zpracovává Plavecká Akademie od data zdanitelného plnění osobní údaje po dobu 5 let.
5) Výkon práv klienta – do doby vyřešení sporu a 1 rok poté.
Po uplynutí těchto lhůt budou výše zmíněné údaje vymazány či anonymizovány. Výjimku tvoří případ, kdy Plavecká Akademie bude výše zmiňované osobní údaje potřebovat například pro případ řešení sporu apod.
Zdroje osobních údajů
Plavecká Akademie používá jako zdroj osobních údajů klienta výhradně komunikací s klientem:
- prostřednictvím elektronické pošty za požití e-mailové adresy Plavecké Akademie – plaveckaakademie@gmail.com ;
- prostřednictvím písemné komunikace zajištěné poskytovatelem poštovních služeb, a to na adresu: Nová 92, 273 01 Lhota;
- osobně v budově Aquaparku Kladno.
Příjemci osobních údajů
V případě nezbytné nutnosti poskytne Plavecká Akademie klientovy osobní údaje třetí osobě, a to pro potřeby dotačních programů a grantů, externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, nebo též některým orgánům státní správy, pakliže výše zmíněné osobní údaje potřebují k výkonu zákonných povinností, ale jen za předpokladu, umožňuje-li zákon si tyto údaje vyžádat. V takovém případě se s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavírají takové smluvní vztahy, jež zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU.
Práva klientů
1) Právo na přístup k osobním údajům - Na klientovu žádost umožní Plavecká Akademie klientovi náhled do uzavřené smlouvy či poskytne kopii zpracovaných údajů ve strojově čitelném formátu.
2) Právo na opravu osobních údajů – Každý klient má právo na opravu změněných či nesprávně uváděných osobních údajů. Změna bude provedena neprodleně poté, co Plavecká Akademie změněné údaje ověří.
3) Právo na výmaz osobních údajů – Každý klient má právo na výmaz osobních údajů, jež by Plavecká Akademie zpracovávala neoprávněně
4) Právo na omezení zpracování osobních údajů – Za splnění podmínek čl. 18 Nařízení EU, má každý klient právo na blokaci svých osobních údajů.
5) Právo na přenositelnost osobních údajů – Každý klient má právo nebýt předmětem rozhodnutí jež je založené na automatizovaném zpracování.
6) Právo na námitku – Je-li zpracování založeno na oprávněném zájmu Plavecké Akademie, má každý klient právo na vznesení námitky.
7) Právo na podání stížnosti – se svou stížností se kdykoli můžete obrátit na Plaveckou Akademii, popřípadě podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, či si požádat o soudní ochranu.
Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění shora uvedených práv klienta Plavecké Akademie, kontaktujte prosím oprávněnou osobu Plavecké Akademie :
Alice Živná, e-mail: plaveckaakademie@gmail.com, tel: +420 606 956 412 nebo můžete práva uplatnit osobně při návštěvě Aquaparku Kladno v námi vyhrazených hodinách.
Plavecká Akademie je povinna klienta o přijatých opatřeních informovat neprodleně, zdarma, nejdéle do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tato lhůta, v závislosti na složitosti případu počtu přijatých žádostí apod., může být prodloužena o 2 měsíce.
Pokud by žádosti nebylo vyhověno, je Plavecká Akademie povinna klienta do 1 měsíce informovat o důvodech nevyhovění.
Obdrží-li Plavecká Akademie žádost s důvodnými pochybnostmi o totožnosti odesílatele žádosti, může být žadatel požádán o poskytnutí dodatečných informací k potvrzení žadatelovi totožnosti.